Politique de confidentialité et loi C-25

Polliflora est une coopérative de solidarité établie à Montréal depuis 2013. Elle rassemble des gens, des savoirs et des ressources pour sauvegarder les pollinisateurs et maintenir une grande biodiversité urbaine. La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Polliflora les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit.

Polliflora se réserve le droit de mettre à jour la présente politique sur une base régulière.

1. CONTEXTE

Les renseignements personnels que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont Polliflora recueille les renseignements en question, dans le cadre de votre relation d’affaires avec eux. 

Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires. 

Pour toute question sur cette politique, vous pouvez nous écrire à l’une des adresses suivantes :
info@polliflora.com

Polliflora, coopérative de solidarité,
5455, rue de Gaspé, bureau 200,
Montréal (Qc.)
H2T 3B3 

Cette Politique de confidentialité s’applique à la coopérative Polliflora offrant des services apicole et horticole, de la formation, de recrutement, de présence en festivals ou autres activités publics et de publicités.

2. À PROPOS DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

2.1. Type de renseignements

Renseignements d’identification

  • Nom, prénom (pers. contact)
  • Fonction
  • Entreprise
  • Numéro de téléphone (poste)
  • Adresses de courriel
  • Nº de carte de crédit (si app.)
  • Coordonnées bancaires (si app.)
  • Liens vers médias sociaux + portfolio (si app.)
  • CV et lettre de présentation (si app.)
  • Nº de taxes (TVQ, TPS) (si app.)
  • Données de connexion
  • Données relatives à l’utilisation du site web
  • Nombre de pages consultées par l’utilisateur
  • Noms des pages consultées par l’utilisateur
  • Cheminement de l’utilisateur
  • Dernier site visité
  • Durée de la visite
  • Adresse IP (date, pays, région)
  • Données relatives au navigateur
  • Données relatives à l’appareil

Renseignements pour confirmer votre identité 

  • Identifiant

Autres renseignements

  • Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous

Renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction et pour établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés

  • Historique, enregistrement et transcription des appels téléphoniques, vidéoconférence, clavardage

Renseignements sur les interactions numériques (sites web, applications, messagerie texte, sites de médias sociaux)

  • Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, proxies, type d’appareil et système d’exploitation)
  • Renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez nos sites web
  • Préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

2.2. Provenance des renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, lorsque vous achetez un produit ou un service ou lorsque vous envoyez votre candidature pour un poste affiché. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir d’autres sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.

  • Personnes liées à vos produits et services
  • Sources ou registres disponibles publiquement
  • Partenaires
  • Contenus générés par l’utilisation de nos sites web et de nos plateformes de médias sociaux.
Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un fichier texte stocké par votre navigateur sur un espace dédié du disque dur de votre terminal, à l’occasion de la consultation d’un site web. Il permet à son émetteur d’identifier le terminal dans lequel il est déposé pendant sa durée de validité et de garder en mémoire certaines informations relatives à votre parcours, notamment, afin de simplifier votre navigation sur les sites web ou vous proposer des contenus adaptés à vos centres d’intérêt.

Polliflora utilise des technologies qui recueillent des informations non critiques de votre dispositif pour perfectionner nos offres et présenter des publicités et contenus adaptés à vos préférences. Vous avez le choix d’accepter ou de refuser certaines de ces finalités.

  • Essentiel et sécurité : nous avons recours à des technologies et fichiers témoins (cookies) qui sont essentiels pour assurer le fonctionnement optimal et la sécurité de nos services en ligne. Leur désactivation n’est pas possible. Elles nous aident à sécuriser votre connexion en enregistrant vos informations d’identification, à réduire l’envoi de formulaires frauduleux et à mémoriser vos préférences relatives à l’utilisation des technologies qui recueillent vos informations.
  • Analyse et optimisation de l’expérience : Les données collectées par ces technologies jouent un rôle crucial dans l’enrichissement constant de votre expérience de navigation. 
  • Marketing et publicité Ces données collectées nous aident à mémoriser les liens sur lesquels vous cliquez et les pages que vous visitez sur nos plateformes en ligne. Cela nous permet de mieux cerner vos préférences et de vous suggérer des offres et services adaptés à vos attentes. Vous avez la possibilité, à tout moment, de révoquer votre consentement à l’utilisation de ces technologies.

Nous vous donnons ci-dessous des informations sur les cookies utilisés par ce site internet, ainsi que sur la manière de contrôler leur gestion et de les supprimer complètement.

Cookies utilisés par ce site internet

Ce site utilise uniquement un cookie de Google Tag Manager, qui nous permet de lier notre site à Google Analytics et Google Search Console. Ces trois outils sont des services gratuits offerts par Google Inc., qui recueillent des informations concernant les pages du site internet qui ont été consultées, à quel moment, avec quel navigateur, à partir de quelle recherche web, etc. Ces informations sont envoyées par la suite aux serveurs de Google Inc. aux États-Unis.

Formulaire de contact

Les données recueillies par le formulaire de contact sont le nom, le courriel, le numéro de téléphone ainsi que le code postal. Nous conservons les soumissions d’un formulaire de contact pour les questions liées au service client, mais nous ne les utiliserons pas à des fins commerciales.

Comment peut-on gérer les cookies sur un navigateur?

Si vous refusez l’enregistrement de cookies, votre navigation et votre expérience sur le site peuvent être limitées.

L’utilisateur est invité à donner son consentement au placement de ces cookies en cliquant sur « Accepter et Fermer » dans la pop-in apparaissant sur la page du site au cours de sa navigation. En cliquant sur le bouton « En savoir plus », il peut exprimer son consentement pour chaque type de dépôt de cookies en fonction de chacune des finalités mentionnées.

En cliquant sur « Tout refuser », l’utilisateur qui s’oppose au dépôt de cookies sur son terminal par le site, peut voir sa navigation et son expérience sur le site être limitées.

Nonobstant certains cookies de mesure d’audience qui ne peuvent être paramétrés, car étant essentiels au bon fonctionnement du site, l’utilisateur peut s’opposer au placement de cookies depuis son navigateur de la manière suivante :

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur relatifs aux cookies afin de désactiver tout ou une partie des cookies :

  • Pour Internet Explorer™ : ouvrez le menu « Outils », puis sélectionnez « Options internet » ; cliquez sur l’onglet « Confidentialité » puis l’onglet « Avancé », choisissez le niveau souhaité ou suivez ce lien :
    http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
  • Pour Firefox™ : ouvrez le menu « Outils », puis sélectionnez « Options » ; cliquez sur l’onglet « Vie privée » puis choisissez les options souhaitées ou suivez ce lien :
    http://support.mozilla.org/fr/kb/Activer%20et%20d%C3%A9sactiver%20les%20cookies
  • Pour Chrome™ : ouvrez le menu de configuration (logo clé à molette), puis sélectionnez « Options » ; cliquez sur « Options avancées » puis dans la section « Confidentialité », cliquez sur « Paramètres de contenu », et choisissez les options souhaitées ou suivez le lien suivant :
    http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
  • Pour Opera™ : ouvrez le menu « Outils » ou « Réglages », puis sélectionnez « Supprimer les données privées » ; cliquez sur l’onglet « Options détaillées », puis choisissez les options souhaitées ou suivez ce lien :
    http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html

Les principales sociétés gestionnaires des réseaux sociaux disposent également de pages dédiées aux Cookies comme présentés ci-dessous :

En ce qui concerne les réseaux sociaux, l’utilisateur doit suivre les démarches spécifiques au réseau social concerné pour désactiver les cookies.

2.3 Collecte

Infolettre via la plate-forme Cyberimpact : 

Si vous n’êtes pas abonné·e à nos infolettres, vous ne devriez recevoir aucune communication. Si vous souhaitez vous désabonner de l’infolettre, il suffit de cliquer sur le lien prévu à cet effet.

 Vous pourriez toutefois recevoir des communications de notre part dans les cas suivants : 

  • Nous devons communiquer avec vous à propos des assemblées générales ; 
  • Vous êtes donateur ou donatrice et nous devons communiquer avec vous concernant votre don ; 
  • Vous êtes inscrit·e à un événement (par exemple un webinaire, kiosque, rencontre annuelle, etc.) et nous devons communiquer avec vous pour l’organisation, le déroulement, la participation ou bien pour un sondage. 

Collecte de fonds via la plate-forme Zeffy : 

Polliflora recueille les renseignements personnels, l’historique des dons et les intérêts particuliers de ses donateurs et donatrices, et bénévoles afin de : 

  • Traiter vos dons ;
  • Vous informer de la manière dont les dons recueillis sont utilisés ;
  • Reconnaître votre contribution dans nos publications, principalement avec le rapport annuel, et si la case « don confidentiel » n’a pas été cochée. 
Mobilisation  

Dans le cadre des activités de mobilisation, des renseignements personnels sont collectés et utilisés afin d’assurer la bonne organisation, le suivi et l’évaluation de ces activités. Ces renseignements sont traités de façon confidentielle et sont partagés uniquement avec les personnes impliquées dans le suivi des activités de mobilisation. 

Recrutement  

Dans le cas du recrutement du personnel, des volontaires, des administrateur.trices, des renseignements personnels sont collectés et utilisés dans le cadre de la sélection des candidatures. Ces renseignements sont traités de tenue confidentielle et sont partagés exclusivement avec les personnes impliquées dans le processus de recrutement.

Charte de l’apiculture urbaine

Lors de la signature de la Charte de l’apiculture urbaine, l’adresse IP de l’utilisateur ainsi que toutes les informations fournies par le formulaire sont conservés dans une base de données, dans le seul but de compiler et valider les signatures. Sur le site web, le prénom, l’initiale du nom de famille et la date de signature sont affichés. Polliflora n’utilise ni ne revend ces données.

3. UTILISATION DES DONNÉES

3.1. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour :

  1. Vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis.
  2. Établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés.
  3. Mener des études, et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer nos produits et services, et en concevoir de nouveaux, notamment en analysant les renseignements recueillis par notre site web (voir votre droit de refus à la section 5.2).
  4. Personnaliser votre expérience client, notamment au moyen d’analyses de votre profil, vos achats et services auxquels vous bénéficier et autres renseignements (dont ceux recueillis par notre site web).
  5. Promouvoir des produits et services qui pourraient vous intéresser, incluant des publicités personnalisées sur des plateformes de médias sociaux et numériques (voir votre droit de refus à la section 5.2).
  6. Vous informer sur les nouvelles fonctionnalités disponibles sur notre plateforme
  7. exercer nos activités et opérations courantes.
  8. Déterminer votre admissibilité à des incitatifs (forfaits, réductions).
  9. Gérer les risques d’affaires, et se conformer aux lois et règlements.
  10. Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux ou autres)
  11. utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 4).
3.2. Communication de vos renseignements

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom. 

En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

4. CONSENTEMENT

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

  • lorsque vous vous vous prévalez d’un produit ou d’un service, comme acheteur ou comme bénéficiaire d’un nouveau produit ou service
  • lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
  • lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des appels au service à la clientèle ou la complétion de formulaires en ligne

Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous.

5. EXERCICE DE VOS DROITS

5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne voulez pas fournir votre adresse courriel, nous ne pourrons pas vous envoyer des infolettres, le magazine ou toutes autres communications auxquelles vous vous seriez inscrits.

5.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

a) Vous transmettre nos offres promotionnelles

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, notamment celles d’une campagne de promotion déjà en cours.

Nous pouvons aussi utiliser votre nom, adresse courriel ou d’autres coordonnées pour créer des audiences personnalisées sur les plateformes de médias sociaux et numériques. Cela nous permet d’afficher des publicités adaptées à vos besoins et vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements pour des publicités ciblées en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte de médias sociaux ou en nous contactant.

Nous pouvons, à l’occasion, communiquer avec vous pour vous demander si vous souhaitez mettre à jour votre choix afin de nous assurer que nos dossiers sont à jour et reflètent bien vos préférences actuelles.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourriez toujours voir certaines de nos publicités sur les plateformes de médias sociaux. Toutefois, ces publicités n’auront pas été ciblées à la suite de l’utilisation de votre nom et de vos coordonnées.

b) Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en ligne

Avec votre consentement, Polliflora peut recourir à des fichiers témoins (cookies), des balises web, des pixels ou d’autres technologies pour rassembler certaines informations personnelles concernant les visiteurs de notre site web, ainsi que les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les fichiers témoins sont des données envoyées par le serveur au navigateur lors de la visite d’un site, permettant d’identifier de manière unique la session en cours. Ces informations peuvent comprendre des détails tels que votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, les pages de notre site que vous visitez, la date et l’heure de votre visite, la durée de votre session et d’autres statistiques.

Il est à noter que notre site web peut contenir des liens vers des sites tiers. Notre Politique de confidentialité ne s’applique plus dès que vous quittez notre site.

5.3 Retrait de consentement

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir nos offres promotionnelles et votre consentement au partage de vos renseignements. Vous pouvez en faire la demande en vous désabonnant des infolettres par exemple ou en vous adressant au service à la clientèle. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Vous pouvez aussi refuser en tout temps l’utilisation des fichiers témoins sur nos sites web.

Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous continuerez à recevoir des informations relatives à vos produits et services actuels. Vous pourriez aussi continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix de la part des membres de notre équipe. En effet, ils ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous donner cette information lorsque nécessaire.

Vous pourriez aussi continuer à voir des offres personnalisées concernant nos produits et services sur notre site web ou sur les plateformes de médias sociaux si vous avez autorisé l’utilisation des fichiers témoins et autres technologies similaires via notre bannière en ligne.

5.4 Droit d’accéder à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :

  • par courriel en contactant notre service à la clientèle
  • par téléphone en contactant notre service à la clientèle

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit, et nous vous enverrons une confirmation par courriel. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

5.5 Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.4 ci-dessus.

6. MESURES DE SÉCURITÉ

6.1. Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements, en format numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

6.2. Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :

  • Limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
  • Gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu.

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels. Nos employé·es n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Évitez de transmettre des renseignements dans tout courrier électronique.

Commentaires

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